Организиране и провеждане на виртуално събитие

Приблизително време за четене: 5m 24s

Ролята на онлайн събитията расте и тяхната популярност вероятно ще се увеличава. Предпоставките за това са много, като някои от най-важните са налагането на извънредно положение при пандемия, необходимостта да се запази здравето на служителите и не на последно място цената за провеждане на корпоративно събитие. Техническите възможности и избора на решения за провеждане на виртуално събитие, които съществуват днешно време силно наклониха везните в полза на онлайн събитията, виртуалните конференции, онлайн научни конференции, онлайн тиймбилдинг и онлайн семинари. Появиха се и хибридни събития, където участниците може да бъдат в зала и онлайн.

Ако Вие сте планирали корпоративно събитие, можете да използвате нашият опит, като се обърнете към нас. За вас ще работи нашият екип, който има натрупан безценен опит с организиране и провеждане на онлайн събития.  Организацията на едно виртуално събитие изисква освен опит и някои по-специфични технически умения, както и подбиране на подходящ софтуер. Необходимо е да се прецени коя платформа за провеждане на онлайн събития ще е най-подходяща, кои функционалности са необходими за успешното протичане на събитието, ще бъдат ли необходими  други услуги: маркетингови, технически, логистични и др.. 
Поискайте демонстрация на нашата платформа за провеждане на виртуални събития като се обадите на 02 8505364 

На нас можете да разчитате както за предоставяне на онлайн система за провеждане на събития, така и на подкрепа за самото провеждане от нашият екип от опитни специалисти.

Ние ще организираме и извършим цялата отговорна работа по организация и провеждане на онлайн събитието. Знаем какви са стъпките и трудните моменти при провеждане на събитието, какъв да бъде модерния дизайн за брандиране на системата и лендинг страницата, какъв да е текста на виртуалните покани, така че да привлече повече хора,  какъв да е дизайна на виртуалните зали и стаите за спонсорите. Ще Ви помогнем в написването на анкети до участниците и ще ги изпратим за попълване до тях. Ще обобщим резултатите.

Когато онлайн събитието е по-мащабно и важно, можем освен да брандираме системата за онлайн събития, да подготвим и разпратим писма до участниците, да изработим банерите и цялостната концепция но също така да изготвим програма на събитието, която да отрази участниците, датата и часа на лекцията, името и др. важни подробности за лектора.
Обикновено лекциите се излъчват онлайн, а въпросите и останалата комуникация минава през чат канал в реално време.Това не изключва включване на участниците с микрофон и камера по време на обсъждане или задаване на въпроси към лекторите и модераторите.

Защо се използват онлайн събитията и как протичат?

Виртуалните събития се създават, когато участниците са в различни градове или държави, в различни квартали или има други пречки за провеждане на събитието: например пандемия. Онлайн събитията са необходими, защото на тях се разменят идеи, контакти и опит така, както това се случва и на реалните събития и конференции.

Благодарение на платформа за провеждане на виртуални събития, участниците влизат онлайн на мястото на събитието чрез линк, изпратен индивидаулно на всеки участник. Онлайн събитията може да са със свободен достъп или чрез предварително регистриране на всеки поканен участник. Достъпът става през мобилно или уеб приложение. Виртуалните събития са най-подходящи за провеждане на онлайн конференции, онлайн научни конференции, онлайн тиймбилдинг, онлайн бизнес конференции кариерни форуми, ЕКСПО изложения и др. Всяко от онлайн събитията може да протече и като хибридно събитие, защото може да се добави и стрийминг от залата с присъстващи на живо участници. Хибридно е събитието, когато част от него се провежда на място в зала с участници на живо, а останалта част от участниците участват чрез онлайн връзка.

Платформите за онлайн конференции дават възможност за пресъздаване на необходимата организация, обстановка и атмосфера. Освен поставяне на лого и подходящ банер на първата страница на платформата, могат да бъдат брандирани всички виртуални стаи, да бъдат прикачени видео-представяния, презентации на компаниите и спонсорите. Има възможност да бъдат попълвани дистанционно въпросници и анкети по време и след края на онлайн събитието. Платформата за онлайн събития води статистика и дава обобщени резултати в зависимост от използваните функционалности. Работата на платформата за провеждане на виртуални събития е съобразена с изискванията за работа с лични данни.
Най-голямото предимство е, че всички канали за дистанционна комуникация остават през платформата за онлайн конференция, което позволява да се управлява потока от хора, хода на провеждане на събитието и срещите, както и да се направи добър анализ и обобщаване на резултатите след приключване на мероприятието.

Имаме добър опит с нашите клиенти, които оставиха отлични отзиви за нашите услуги. Една от най-харесваните услуги са техническата поддръжка и техническите възможности на системата. Помагат също добрата организация и комуникация, подкрепата по време на подготовката за провеждане и закриване на виртуалното събитие.

Поискайте демо на нашата платформа 

Предимства на онлайн събитията или какво ще спечелите ако проведете Вашето събитие онлайн:

• Ще спечелите удобство – гъвкави и лесни за организиране, виртуалните събития позволяват да се намери подходящ ден и час за всички участници
• Ще получите по-ниска цена за провеждане на събитието, защото се спестява време за пътуване, организация, наем на зали, организация на пристигане и настаняване на гости, плащане  на нощувки и др.
• Ще проведете ефективно събитие, което може да привлече много по-голяма посещаемост от събитието, проведено на място. Бързият интернет осигурява ефективна дистанционна комуникация.
• Ще си осигурите запис на събитието и възможност за повторно гледане на събитието и допълнителни приходи за организаторите.
• Ще можете лесно да получите обратна връзка от участниците във виртуалното събитие, чрез създаване на анкети за събиране на обратна връзка от участниците.

Какви са стъпките при организиране на виртуално онлайн събитие?

- Определете целевата група на участниците;
- Направете профили на клиентите, които желаете да привлечете за участие; 
- Определете събитието с какъв достъп ще бъде – отворено или затворено с ограничен или с неограничен достъп;
- Определете лекторите и се свържете с тях за да определите кой каква тема ще предложи и кога може да я проведе;
- Направете програма на събитието;
- Планирайте комуникационните канали и поканете участниците;
- Погрижете се платформата за виртуални събития да бъде подходящо брандирана, тествана и настроена;
- Помислете и заложете нетуъркинг активности: кафе паузи, стаи за спонсорите и др.;
- Подгответе анкети за попълване след приключване на събитието.контрол на последователността, модератор, 
- Не забравяйте да определите екип : ръководител, доставчици на технологии / ние/, IT поддръжка,  звуков инженер, отговорник по защита на данните.

Във платформата за онлайн събитие можете да публикувате подходящи стартови материали – входен банер, програма на онлайн събитието, лектори и техните постижения, спонсори, страници на рекламодатели, организатори на събитието.

Тествайте! Тествайте! Тествайте!

Всяко онлайн събитие се нуждае от тестване:

- Дали интернет връзката на лекторите е подходящи за включване във виртуално събитие? 

- Дали лаптопа или компютъра на лекторите е подходящ за включване във виртуално събитие. Работят ли камерата, микрофона, слушалките?

- Дали зад лектора се вижда подходящ фон или неговата кухня или легло?

- Дали в офиса на фирмата, която ще провежда онлайн събитието има подходящо видео оборудване – камери, микрофони, видеоконферентна зала, осветление?

- Дали ще има нужда стрийминг сървър при излъчване на живо или при хибридно събитие?

Какво е хибридно събитите?

Хибридно събитие е онлайн събитие, при което участниците са едновременно в зала и онлайн. Цялото виртуално събитие се излъчва, а лекторите могат да бъдат както в залата, така и в собствения си дом. При хибридните събития бързо става ясно, че правилата са други и изискват да се подходи творчески, за да се задържи вниманието на участниците в залата и тези, които са онлайн. На помощ идваме ние, защото ще предложим забавни елементи и възможноти за участниците онлайн: викторини, кафе-стаи, участие в шоу и др.

Успех или неуспех

Успехът на онлайн събитията се определя от много неща и е въпрос на добра преценка, предварителен опит, добра комуникация и подготовка, за да протече онлайн събитието по начина, по който желаем и ни се иска.

За доброто преживяване на участниците трябва да се помисли предварително. Не трябва да се разчита само на технологиите и презентаторите. Някои идеи може да Ви подскажем и ние.

Провеждането на онлайн събития вече не е така непознато на фирмите и те все по-добре се ориентират какво е необходимо за постигане на успех.

Екипът на НИТ- Нови Интернет Технологии може да подсигури необходимото оборудване и техника, както и техническа поддръжка. Може да помогнем за разпращане на покани и популяризиране на виртуалното събитие, написване на текстовете, изработване на рекламните материали, поканите и др.

Предлагаме решение и за по-малки виртуални събития – уебинари. Добре е да отбележим, че платформата за провеждане на виртуални събития е наш продукт, който може да ползвате еднократно или да направите абонамент.

Сега като разгледахме основните моменти в организацията на едно онлайн събитие Ви каним да ни се обадите на телефон 02 8505364 и да поискате повече информация за Вашият конкретен случай.

Ако желаете пишете ни на формата по-долу и ние ще се свържем с Вас.

Поискайте от нас демонстрация, свържете се за да Ви предложим най-подходящата функционалност и реализация.