Управление на дистанционни екипи

Приблизително време за четене: 5m 17s

Стиловете на лидерство в дебелите книги, представят теориите си през комуникацията лице в лице, а управлението на процесите - в зависимост от ситуацията, нуждата и човешкия ресурс. Когато това не е възможно защото не сме в офиса, как прилагаме тези принципи и дали е необходимо да учим наново теорията на мениджмънта? 

Накратко казано - не, но би било добре да бъде погледната от друг ъгъл. 

Екипите и дистанционните екипи имат общи черти - освен, че са ‘екипи’ те са и хората, които работят заедно за постигането на общата цел. Разликите обаче са за сметка на лидера, който трябва да вложи повече усилия, за да поддържа мотивацията им. 

Физическата локация държи служителите отговорни да работят, защото “има кой да ги следи”, извън офиса обаче, това усещане намалява заедно с желанието им за поддържане на резултатите. 

Представяме ви няколко фактора, за които да помислите при управлението на дистанционния си екип.

Мотивация

Нека не се лъжем, че работата изглежда повече когато я вършим от вкъщи. Разбира се, не винаги това е случая - някои успяват да свършат повече отколкото в офиса. Въпреки това, като ръководител на дистанционен екип трябва да се грижите за това всички да успяват да свършат поставените им задачи успешно и в срок. Тук идва и въпросът за мотивацията. 

 Курс „Мотивация на персонала“.

Как да поддържаме служителите си мотивирани извън офиса? 

Ключов момент при мотивацията е чувството на ангажираност, близост и значимост, най-вече в дистанционния екип. Своевременната обратна връзка и честите срещи за проследяване на прогреса са способ за повишаването ѝ. Разнообразяването на работния процес също, като например виртуален тиймбилдинг. Да, възможно е. Това, че сме си вкъщи и далеч един от друг не ни пречи да се забавляваме заедно и да сплотяваме екипа си. Ето и няколко предложения:

• Организирайте петъчна сбирка след работа или куиз следобед. Разделете се на отбори и измислете въпроси за останалите, или вземете готови от интернет - по тема, която решите. Победителят може да решава темата следващия път или пък да получи правото да избере подобна игра за следващия път. Поиграйте с въображението си и това на служителите Ви. 
• Хоум офис бинго - вместо цифри, както е по принцип, е с дейности като “Обух панталон”, “Работя на масата, не на дивана” и всичко останало което се сетите, че може да повдигне духа на виртуалния Ви екип. 
• Игра на асоциации, чрез видео чат разбира се. Изберете правилата, с които ще играете - има толкова вариации затова бъдете сигурни, че всички играят по едни. Елементът на видео разговора добавя един аспект в играта, който е неиздаването на звук - който обяснява с движения, може да изключи микрофона си и така да изолира всеки свой шум. Е, зависи по кои правила играете. 
• Можете да направите и “5 минутки обедна слава” когато всеки желаещ може да сподели каквото пожелае в това време - от любима рецепта, до най-ужасен филм и дори как иска да се върне в офиса. Кой знае, различни хора, различни интереси. 

Управление на задачите 

Възможно е да сте се сблъсквали и с липсата на инициативност относно задача или отговорност, която сте представили на служителите си по време на голямо събрание. Това е психологическо явление, което след като разберете ще можете да приведете до минимум подобни ситуации:

Ефектът на наблюдателя (Bystander, анг.) е ефект, при който поведението на човек зависи от количеството ‘свидетели’ около него. В сферата на екипната работа това означава, че ако една задача или отговорност се представи пред голяма група хора, то мотивацията на индивидуално ниво за поемане на инициатива е по-малка. Обратното също важи - колкото по-малко хора получат тази информация, склонността за приемането на задачата е по-голяма. 

Например, ако заявите, че искате да организирате виртуален тиймбилдинг и ви е необходима помощ, вероятно биха кимали в знак на съгласие, но спрямо колко голяма е групата, шансовете за силно изразена инициативност варират. 

Превантивна мярка, която бихте могли да вземете е да възложите задачата на специфичен човек. Използвайте повелителна форма обръщайки се към него, за да повишите чувството му на отговорност. Що се отнася за по-сложните задачи, при които са необходими няколко човека за изпълнението ѝ - назначете отговорник и помощници. 

При управлението на дистанционни екипи, управлението на задачите е изключително важен момент, който гарантира успешното изпълнение и постигане на целите Ви. Отдалечеността един от друг и липсата на физическа близост затрудняват процеса, затова:

• По време на срещи записвайте и задавайте задачите на определен служител, слагайте и крайни дати. По този начин и за двете страни е ясно какво и до кога се очаква от него. Също така, увеличава шансовете да бъде изпълнена. 
• Проследявайте на седмична база прогреса, така ако някоя задача изостава ще можете да реагирате навреме и да преорганизирате работния процес при необходимост. 
• Използвайте софтуер за проследяване на задачите - за технологичната му страна ще говорим след малко. От гледна точка на отчитане кой, какво и кога е или трябва да свърши, можете да внедрите приложение, което отговаря на спецификата на работата Ви. Програма, на която ще можете да се доверите, както вие така и служителите Ви. Много от тези софтуери позволяват да създавате екипи и под екипи, на които да се разпределят задачите и прогреса им. Да се споделят необходими файлове и всичко необходимо за функционирането на вашия виртуален екип. 

Технологичната страна на нещата

Несъмнено техниката и технологиите са в главната роля на работата на дистанционния екип. Познанията на служителите и възможностите им могат да варират спрямо възрастта и сферата на работа, което трябва да бъде определящо в изобра на приложенията, които искате да внедрите. Също така преди да предприемете тази стъпка трябва да помислите и за следните въпроси:

• Има ли истинска нужда от такъв софтуер? Как ще промени процеса на работа - ще го улесни ли за добро или ще натовари дистанционния екип с още едно нещо, за което да мислят?
• Приложението, което сте избрали отговаря ли на нуждите ви или е заради тенденция - всеки дистанционен екип я ползва. 
• Функционалностите ѝ лесни ли са за свикване и употреба? Колко време служителите ще я разучават?
• Отговаря на една или повече нужди, които има виртуалния екип? Ако е само на една, то какви са предимствата ѝ пред това да изберете друга със същата и повече функционалности?

Знаете изказването - “Понякога повече, означава по-малко” - е тук, това важи с пълна сила. Ако претоварите служителите си с куп софтуерни програми, чиито функционалности не са им напълно ясни или ги намират за натоварващи - то работата им ще страда, както и вие като техен лидер. Изборът на “улесняваща” работата програма, трябва да бъде подобна на избора на нов член на виртуалния Ви екип. Внимателно подбран спрямо необходимостта, способностите му и потенциалните преимущества за общото благо.

Накрая, размисъл за видео чата и дистанционните екипи 

Във времето, в което физическата близост беше изцяло ограничена, видео връзката с близки, приятели и колеги се оказа най-силното оръжие, с което да общуваме и поддържаме връзка един с друг. 

В смисъла на виртуалните екипи, това се оказа и най-ефективният начин за комуникация, тъй като е и най-интимният (от позволените). Видео срещите се оказват и най-ангажиращият начин на комуникация със служителите си, заради фактора, че “някой те гледа”. Сплотява екипа, заради ‘рязката’ близост до интимния свят на колегите - техният дом, както и небрежното облекло и не винаги сресана коса. За някои действа като мотивация да станат от леглото и да работят на масата, дори да оправят косата си - но не това е от значение. Важното е, че въвлича хората, кара ги да бъдат съзнателни и да обръщат внимание на говорещия. 

В заключение

Методите за “стандартното” ръководене и това на дистанционни екипи съществено не се различават. Ръководителят трябва да води към целта, да поддържда мотивацията на служителите си и да взема решения, които спомагат работния процес. Не звучи сложно, но на практика нещата почти винаги се различават. За да бъде успешен, един мениджър на виртуален екип трябва да развива и себе си, заедно с другите, защото той е маслото, което “смазва” двигателя. 

 

Обучението ни за Управление на виртуални екипи разглежда и предоставя така важното 'ноу хау' тези дни, а именно каква е същността на нашия екип и как да го ръководим. Ще Ви сблъска с предизвикателствата на менажирането на дистанционен екип, за да Ви подготви за неизбежните сблъсъци в реалността.

Нека не забравяме и за хората в екипа, нашите обучения - Бизнес Академия са насочени към развитието на служителите и уменията, които ще спомогнат работата им в екип. Какво по-хубаво от повишаване на знанията и уменията като тийм билдинг?

Не се колебайте да се свържете с нас при възникнали въпроси.